Davon ab, dass das hier wahrscheinlich der falsche Ort ist, um eine konkrete Lösung zu beschreiben, schreit das für mich nach einem integrierten ERP-System, das von einem Systemhaus entsprechend angespasst wird.

Egal ob eine kleinere SAP-Lizenz, Microsoft Dynamics, Baan, Sage oder wie sie alle heissen: jedes dieser Systeme kann so eine Aufgabenstellung abbilden, wenn es entsprechend "customized" oder eingerichtet wird. Fast immer kann man daran auch Fremdlösungen wie eine Computer-Telefonie-Integration anbinden, um z.B. beim Anruf eines Kunden im Callcenter dessen Rufnummer zu erkennen und automatisch die Auftragserfassung mit voreingestellten Daten zu öffnen.

Der Vorteil solcher integrierten Lösungen ist vor allen Dingen, dass man die Daten nicht nochmal von einem Auftragssystem zu einem Rechnungssystem und dann noch mal zu einem Buchhaltungssystem übertragen muss, denn es gibt nur eine Datenbank, bei der alle Komponenten in Echtzeit die Informationen austauschen.

Ich würde mich da an mindestens drei verschiedene Systemhäuser wenden, um eine Analyse der Prozesse im Betrieb vorzunehmen und dann eine passende Lösung anzubieten. Die werden alle schon für die Ist-Aufnahme und die Analyse Geld sehen wollen, spätestens wenn es konkreter wird. Nur zwei davon lässt man das tatsächlich machen, den dritten kann man meist schon im Vorfeld aussortieren.

In aller Regel rechnet sich auch eine doppelt bezahlte Analyse, weil man aus den unterschiedlichen Ergebnissen meist einen umfassenden Blick auf sein eigenes Unernehmen und seine Prozesse bekommt, der weit über das hinausgeht, was man selbst erreichen könnte - letztlich ist nämlich jeder auf die eine oder andere Art schon Betriebsblind. So kann man vielleicht sogar die eignene Prozesse nochmal komplett überdenken, bevor man versucht, sie mit einer Software-Lösung auch noch zu zementieren. Nur wenn man das wirklich ernsthaft macht und auch mal über den eigenen Schatten der Gewohnheit springt, rechnet sich ein solches Projekt am Ende tatsächlich, denn Prozessoptimierung bringt immer noch die größte Dividende.

Welche Software das am Ende ist, sollte dabei fast egal sein - wenn die vorgeschlagene Lösung stimmig ist und man dem Systemhaus die Umsetzung zutraut. Am besten mit einem 200%ig genau festgeklopftem, bis in jedes Detail definierten Pflichtenheft und dann zum Festpreis.